Aplikasi monitoring karyawan untuk WFH di masa Pandemi Covid-19

 

Kewajiban WFH 100% oleh pemerintah akibat pandemi covid 19 membawa persoalan bagi pemilik perusahaan atau manajemen untuk memastikan kinerja karyawan selama WFH tetap tinggi. Sistem WFH mempunyai persoalan yang menghambat kinerja diantaranya seperti gangguan internet, karyawan tidak bekerja malah main-main, tingkat disiplin karyawan dan kinerja yang tidak konsisten. Hal-hal tersebut juga akan berdampak terhadap keuangan dan kinerja bisnis perusahaan.

 

Dengan risiko tersebut, maka bekerja dengan sistem WFH, membutuhkan solusi yang tepat untuk menjaga produktivitas karyawan dan kinerja karyawan selama bekerja di rumah. Salah satunya adalah aplikasi employee monitoring atau aplikasi pengawasan karyawan menjadi sebuah solusi untuk efektif untuk persoalan WFH.

 

Beberapa perusahaan menerapkan wajib share location beberapa jam sekali, sistem apel atau menyalakan GPS di laptop atau handphone karyawan agar dapat dipantau lokasinya. Menurut pendapat kami cara tersebut tidak praktis dan tidak ekonomis.

 

Sebagai solusi dari kebutuhan tersebut, kami berpendapat perusahaan harus menggunakan sistem informasi pemantauan kerja karyawan. Berdasarkan pengalaman dan review kami, terdapat beberapa aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memantau kerja karyawan atau employee monitoring, salah satu yang kami rekomendasikan adalah aplikasi hubstaff.

 

Apa itu aplikasi hubstaff?

 

Aplikasi untuk merekam waktu (time tracking) dan mengukur tingkat produktivitas

 

Dengan menggunakan aplikasi monitoring karyawan (employee monitoring), perusahaan dapat memantau apa yang sedang dilakukan oleh karyawan dengan cara melihat rekaman (screen-shot) layar laptop atau handphone yang sedang digunakan dalam pekerjaan, merekam waktu efektif yang dihabiskan untuk pekerjaan. 

 

Aplikasi monitoring karyawan seperti hubstaff dapat mengukur tingkat produktivitas karyawan dengan memantau aktivitas karyawan dari pengetikan keyboard, pergerakan mouse atau kursor dan menunjukan statistik aktivitas yang digunakan untuk bekerja dan tidak aktif (idle).

 

Manajemen atau perusahaan juga dapat menggunakan rekaman waktu kerja sebagai dasar perhitungan penggajian. Selain itu manajemen atau manajer dapat memeriksa screenshot sebagai dokumentasi perkembangan pekerjaan termasuk sebagai bagian dari menjaga kualitas hasil pekerjaan.

Rekomendasi Artikel.

 

Aplikasi yang membantu mengelola alokasi waktu untuk setiap proyek

 

Dengan fitur rekaman waktu per jenis pekerjaan yang telah disesuaikan (setting) sesuai dengan model bisnis atau struktur organisasi perusahaan, maka perusahaan juga dapat memanage waktu per pekerjaan yang telah dihabiskan karyawan. Dengan demikian perusahaan dapat mengetahui waktu yang digunakan untuk per jenis pekerjaan.

Kelola biaya per pekerjaan atau proyek secara optimal

 

Aplikasi monitoring employee yang menggunakan fitur time tracking dapat menghitung jumlah waktu yang telah dihabiskan oleh setiap orang terkait suatu proyek . Kelola waktu pekerjaan dengan pas, tidak lebih, tidak kurang, agar marjin keuntungan dari setiap proyek yang anda kerjakan tetap sesuai yang diharapkan.
 

 

Bagaimana cara kerja aplikasi monitoring karyawan?

 

Setiap karyawan menginstall aplikasi hubstaff di komputer desktop, laptop atau handphone, tergantung dari karyawan menggunakan alat apa untuk bekerja.

 

Setiap karyawan bekerja maka karyawan mengaktifkan time record di aplikasi hubstaff dan aplikasi akan langsung bekerja. Jika sudah selesai bekerja, stop time record dan aplikasi akan berhenti merekam aktivitas kerja. Untuk paket berlangganan premium, screen-shot akan dilakukan per 10 menit secara random, sehingga anda bisa memastikan apakah karyawan benar bekerja atau main game atau nonton film dan bukan bekerja.

 

Penerapan aplikasi employee monitoring membutuhkan sosialisasi dan pemahaman dari seluruh tim perusahaan anda, untuk itu kami menyediakan jasa employee monitoring service sebagai paket yang dijual dengan hubstaff.

 

 

Aplikasi untuk mempermudah tracking posisi karyawan berada di lokasi pekerjaan

 

Hubstaff juga dilengkapi fitur Geofencing yang sangat berguna untuk pekerjaan yang dilakukan di lokasi klien atau pelanggan. Perusahaan bisa menggunakan GPS dari karyawan untuk mengaktifkan tracker ketika karyawan sampai pada tempat tertentu. Fitur ini akan sangat membantu apabila karyawan sudah sampai pada lokasi kerja masing-masing, tapi lupa untuk mengaktifkan tracker, fitur ini bisa secara otomatis mengaktifkannya. 

 

 

Perusahaan apa yang cocok untuk solusi pemantauan melalui aplikasi?

 

Kami sangat merekomendasikan hubstaff untuk perusahaan yang bekerja dengan sistem WFH atau pekerjaan dimana karyawan bekerja secara independen tanpa adanya pengawasan langsung oleh atasan. 

 

Mulai coba solusi employee monitoring dari hubstaff

 

Selain anda dapat memesan hubstaff langsung melalui link ini atau menggunakan paket jasa monitoring karyawan dari kami karena hubstaff juga membutuhkan settingan yang tepat seperti mensetup jenis pekerjaan, karyawan yang dipantau, sosialisasi penggunaannya dengan karyawan, perubahan dari waktu ke waktu dan pemantauan aktif. 

 

Paket langganan jasa monitoring karyawan mempunyai latar belakang walaupun perusahaan menggunakan aplikasi monitoring karyawan tanpa ada orang yang memantau secara periodik dan mengkomunikasikan persoalan produktivitas kepada karyawan dan manajemen akan tetap tidak efektif. 

 

Bagaimanapun juga tetap harus ada orang yang mengingatkan karyawan apabila kinerjanya dibawah standar termasuk melaporkan kepada manajemen atau pemilik perusahaan secara konsisten, selain itu bagian dari jasa monitoring karyawan yang kami tawarkan akan mengkomunikasikan persoalan produktivitas dengan karyawan, karena jika disampaikan oleh profesional akan membuat pemilik atau manajemen lebih fokus dengan pekerjaannya.

 

Keamanan data dan privasi

 

Prinsip dari aplikasi monitoring employee adalah transparansi dan tanggung jawab antara karyawan dengan perusahaan. Aplikasi hubstaff bukan bertujuan untuk memata-matai hal privasi karyawan, melainkan sebagai sebuah sistem pertanggungjawaban bekerja dari karyawan. Karyawan dapat menyalakan atau mematikan aplikasi hubstaff saat tidak dibutuhkan untuk merekam bukti bahwa karyawan bekerja.

 

Melindungi privasi karyawan adalah salah satu landasan Hubstaff. Karyawan memiliki kendali penuh atas kapan mereka ingin melacak waktu. Karyawan akan menerima pemberitahuan ketika aplikasi mulai melacak waktu dan ketika Hubstaff mengambil tangkapan layar.

 

Selain itu, karyawan memiliki akses penuh ke data terlacak mereka. Misalnya, jika karyawan secara tidak sengaja melacak waktu untuk kegiatan yang tidak terkait dengan pekerjaan, Karyawan dapat menghapus data (termasuk tangkapan layar) di dasbor aktivitas—bahkan tanpa izin admin.

 

Berapa biayanya?

 

Jenis langganan aplikasi employee monitoring, atau pengawasan karyawan dari hubstaff yang kami rekomendasikan adalah paket hubstaff pro premium yaitu dengan harga USD10 per pengguna per bulan.

 

Dengan paket premium, perusahaan mendapatkan fitur penting seperti:

• Time tracking (mencatat waktu)

• Tangkapan layar (screen-shot) tidak terbatas (paket dibawahnya hanya melakukan screen-shot 1x per jam, tidak efektif untuk memantau apa yang dikerjakan oleh karyawan)

• Mencatat aplikasi dan URL website yang dibuka oleh karyawan (tidak didapatkan di paket langganan dibawahnya, yaitu fitur yang penting untuk memeriksa apakah karyawan bekerja atau sekedar browsing atau bermain game)

• Anggaran waktu dan biaya per klien & proyek

 

Pesan Hubstaff melalui TGS AU Partners

 

Mengapa memesan Hubstaff melalui TGS AU Partners?

 

Jika memesan Hubstaff melalui kami akan diberikan bundling aplikasi employee monitoring dengan jasa pengawasan karyawan dari TGS AU Partners.

 

Apabila anda tidak ingin repot membuat akun sendiri, setting dan sebagainya, TGS AU Partners digital technology solution team menyediakan paket bundling yaitu USD 15 per karyawan, dengan paket tersebut perusahaan mendapatkan:

• Pembukaan account dan setting

• Layanan perubahan user, tambah user baru atau menghapus user

• Helpdesk teknis untuk persoalan teknis sehari-hari

• Pemantauan secara berkala setiap minggu terkait tingkat produktivitas, yaitu kami akan memberikan peringatan dan laporan terhadap karyawan yang memiliki tingkat produktivitas dibawah standar agar dapat memperbaiki kinerjanya

• Melaporkan kinerja karyawan kepada perusahaan setiap bulan 

 

Apakah biaya langganan aplikasi dan jasa pengawasan karyawan sebesar  USD 10 - USD 15 per bulan itu masuk akal?

 

Menurut perhitungan kami biaya maksimal sebesar USD 15 atau sekitar Rp 225 Ribu untuk pengawasan 1 orang karyawan cukup masuk akal. Biaya memang bertambah tetapi bayangkan hanya dengan jumlah tersebut dapat mengantisipasi kerugian yang lebih besar untuk perusahaan.

 

Sebagai contoh, seorang karyawan dengan gaji Rp 5 juta per bulan, saat WFH ternyata hanya bekerja sebanyak 6 jam per harinya dari 8 jam kerja yang diharapkan. Sementara karyawan tersebut tetap menerima gaji Rp 5 juta per bulan, maka perusahaan mengalami kerugian sebesar Rp 1,25 juta per bulannya (2/8 x Rp 5 juta). Belum lagi jika termasuk kerugian akibat pekerjaan yang lebih lambat dan kualitas pekerjaan yang rendah akibat waktu kerja yang terpotong. 

 

Itu baru satu orang karyawan yang tidak produktif, bayangkan apabila terdapat 20 orang karyawan yang melakukan hal yang sama, total potensi kerugiannya bisa mencapai Rp 30 Juta - Rp 50 juta per bulan.

 

Jadi tunggu apalagi, segera mulai raih keuntungan bisnis yang lebih optimal dengan aplikasi employee monitoring dari solusi TGS AU Partners.

Rekomendasi Artikel.