Hari Jum’at lalu (25/08), tim KAP Agus Ubaidillah dan Rekan kembali melaksanakan kegiatan Technical Gathering on Friday (TGIF) yang rutin dilaksanakan setiap hari Jum’at.

TGIF merupakan wadah bagi seluruh karyawan KAP Agus Ubaidillah dan Rekan (TGS AU Partners) untuk memperoleh informasi dan pengetahuan dalam bidang audit, pajak, keuangan, bisnis, hingga materi pelatihan keterampilan lunak. KAP Agus Ubaidillah dan Rekan berkomitmen agar kegiatan TGIF ini tidak hanya bermanfaat bagi internal perusahaan, melainkan juga dapat diperoleh untuk masyarakat umum.
Narasumber TGIF dibawakan oleh Melya Lubis dari HR Departemen KAP Agus Ubaidillah dan Rekan (TGS AU Partners). Materi presentasi yang dibawakan mengenai pentingnya berkomunikasi yang baik dengan klien. Melya Lubis membahas bagaimana etika yang baik pada saat akan bertemu/meeting dengan klien baik meeting secara tatap muka ataupun meeting online.

Jenis-jenis Komunikasi

Komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan konteks. Berikut adalah beberapa jenis komunikasi yang umum:

  1. Komunikasi lisan: komunikasi ini melibatkan penggunaan kata-kata yang diucapkan secara langsung. Ini bisa terjadi dalam percakapan tatap muka, panggilan telepon, pidato, presentasi, seminar, dan sejenisnya.

  2. Komunikasi tertulis: komunikasi ini melibatkan penggunaan tulisan atau teks. Contohnya: email, surat, laporan, catatan, dan publikasi tertulis lainnya.

  3. Komunikasi nonverbal: komunikasi ini melibatkan ekspresi wajah, bahasa tubuh, kontak mata, gerakan, dan sikap. Komunikasi nonverbal dapat memberikan informasi yang kaya tanpa menggunakan kata-kata.

  4. Komunikasi interpersonal: komunikasi ini adalah komunikasi antara individu atau sekelompok individu tertentu. Jenis komunikasi ini bisa terjadi dalam percakapan tatap muka, panggilan telepon, atau komunikasi online.

  5. Komunikasi berdasarkan aliran informasi: 

  • Komunikasi vertikal: dalam jenis komunikasi ini, informasi mengalir antara individu atau kelompok dengan perbedaan hierarki atau posisi. Komunikasi ini terjadi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya. Komunikasi vertikal dapat berupa arah ke bawah (dari atas ke bawah) atau arah ke atas (dari bawah ke atas). Contoh komunikasi vertikal ke bawah termasuk instruksi dari manajemen kepada karyawan. Contoh komunikasi vertikal ke atas termasuk laporan kemajuan dari bawahan kepada atasan.

  • Komunikasi horizontal: jenis komunikasi ini terjadi antara individu atau kelompok dengan posisi atau hierarki yang sejajar. Komunikasi ini melibatkan pertukaran informasi antara rekan kerja dalam departemen atau divisi yang sama tanpa keterlibatan langsung dari manajemen. Contoh komunikasi horizontal termasuk kolaborasi antara anggota tim dalam proyek yang sama.

  • Komunikasi diagonal: jenis komunikasi ini, informasi mengalir melintasi level hierarki dan departemen. Komunikasi ini terjadi ketika individu atau kelompok dengan posisi atau hierarki yang berbeda-beda berkomunikasi secara lintas departemen atau lintas tingkat. Komunikasi diagonal sering digunakan untuk memfasilitasi kolaborasi antara bagian yang berbeda dalam organisasi. Contohnya adalah pertukaran informasi antara manajer dari departemen yang berbeda yang bekerja bersama dalam proyek.

Etika yang Baik Pada Saat Pertemuan Dengan Klien

Etika yang baik saat bertemu dengan klien sangat penting untuk membangun hubungan yang profesional, saling menghormati, serta berkelanjutan. Ketika bertemu klien, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan pertemuan berjalan dengan lancar dan memberikan kesan yang positif pada klien. Berikut adalah beberapa prinsip etika yang perlu diperhatikan ketika berinteraksi dengan klien secara bertatap muka, antara lain:

  1. Mencari tau informasi mengenai perusahaan klien

Sebelum dilakukan pertemuan dengan klien, ada baiknya apabila bersiap diri untuk mencari tau tentang identitas dari perusahaan klien. Hal ini dapat menjadi salah satu solusi untuk mencairkan suasana ketika terjadi pembahasan di awal pertemuan;

  1. Menyiapkan agenda rapat

Selain mencari tau informasi perusahaan klien, hal lainnya yang dapat dipersiapkan sebelum melakukan pertemuan dengan klien adalah mempersiapkan agenda rapat yang akan dibahas pada rapat atau pertemuan tersebut, sehingga pembahasan dalam pertemuan tersebut dapat selesai secara efektif

  1. Hadir tepat waktu

Etika pertemuan dengan klien terutama hal tersebut merupakan pertemuan awal, hal yang perlu diperhatikan adalah mengusahakan agar selalu datang tepat waktu. Bahkan, jika sempat, hadir 15 menit sebelum rapat dimulai. Rapat/meeting yang diadakan tepat waktu dapat memberikan masing-masing anggota rapat untuk memberikan perspektif terhadap topik yang sedang dibahas;

Rekomendasi Artikel.

  1. Melakukan jabat tangan sambil memberikan kartu nama dan perkenalan diri

Pada saat bertemu dengan klien, lakukan jabat tangan secara tegas dan memberikan kartu nama serta melakukan perkenalan diri secara singkat seperti menyebutkan nama dan posisi jabatan;

  1. Aktif pada saat diskusi berlangsung serta melakukan konfirmasi ulang atas pertanyaan dan pembahasan sebelumnya

Apabila diskusi rapat sedang berlangsung, menjadi aktif di dalam diskusi tersebut menjadi salah satu etika baik yang perlu dipersiapkan sebagai seorang individu. Bahasa dalam komunikasi sebaiknya dilakukan secara formal namun tetap hangat; dan

  1. Merapikan kembali tempat duduk setelah meeting berakhir serta berjabat tangan sebagai tanda bahwa rapat telah selesai.

Dengan memprioritaskan komunikasi baik dengan klien dapat membangun hubungan yang kuat, meningkatkan kualitas layanan, dan mencapai kesuksesan dalam bisnis atau profesi seseorang.

Kesimpulan

Bahwa komunikasi yang efektif dan etika yang baik dalam interaksi dengan klien memiliki dampak yang luas dan positif pada berbagai aspek bisnis atau layanan/jasa. Komunikasi yang baik memungkinkan penyedia jasa untuk memahami kebutuhan klien, membangun hubungan yang kuat, meningkatkan kepercayaan, dan memberikan pelayanan berkualitas tinggi. Etika yang baik dengan klien menciptakan lingkungan profesional yang menghormati kepentingan klien, menghindari konflik, serta dapat membangun reputasi positif. Dengan memprioritaskan komunikasi yang baik dan etika yang kuat, tidak hanya memajukan hubungan bisnis, tetapi juga membuka peluang untuk pertumbuhan, kesuksesan jangka panjang, dan pengembangan bisnis yang berkelanjutan.

Rekomendasi Artikel.